Ich bin mir sicher, du kennst das: Immer wieder Aufgaben, die sich wiederholen. Daten übertragen, ähnliche E-Mails verschicken oder Dokumente ausfüllen. Jeden Tag die selben manuellen Schritte, weil sie nun mal „gemacht werden müssen”.
Gemeinsam verwandeln wir diese Abläufe in automatisierte Prozesse. Du brauchst dazu keine Programmierkenntnisse und kein großes Budget.
Das ist relativ einfach: Jede Aufgabe, die du regelmäßig wiederholst, kann man automatisieren.
Nach einem ersten Kontakt werden die Unterlagen automatisch verschickt: Fertig ausgefüllt, personalisiert und bereit zum Unterschreiben.
Neue Bestellungen landen automatisch am richtigen Ort, ohne dass sie manuell kopiert oder übertragen werden müssen.
Jeden Montag bekommt ein Team automatisch eine Übersicht mit allen offenen Aufgaben aus verschiedenen Tools.
Überall dort, wo Menschen täglich die selben „Klicks“ machen, lassen sich Abläufe automatisieren, wie z.B. Daten aus einem Tool in ein anderes übertragen, Dokumente nach dem gleichen Muster befüllen, E-Mails mit ähnlichem Inhalt verschicken oder Erinnerungen manuell setzen.
Es sind gerade die kleinen Dinge, die überraschend viel Zeit kosten. Die Tabelle, die du jeden Freitag manuell aktualisierst. Das Dokument, das du zum zwanzigsten Mal mit denselben Daten befüllst. Eine E-Mail, die immer wieder fast gleich aussieht. Fünf Minuten hier, zehn Minuten dort: das summiert sich schnell auf 3-5 Stunden pro Woche.
Überleg mal kurz: Welche Aufgabe hast du diese Woche schon zum zweiten Mal gemacht?
Genau dort fangen wir an.
Für die Umsetzung setze ich hauptsächlich auf n8n. Das ist ein flexibles Automatisierungstool, welches sich mit fast allen Apps & Systemen verbinden lässt, die du bereits nutzt.
n8n ist eine Open-Source-Plattform die speziell für die Verbindung und Automatisierung von digitalen Abläufen entwickelt wurde. Anders als amerikanische Tools wie Zapier oder Make läuft n8n nicht zwingend in einer fremden Cloud. Es kann selbst gehostet werden. Das bedeutet: deine Daten bleiben dort, wo du sie haben möchtest.
Die Automatisierungen laufen dabei auf meiner gehosteten n8n-Instanz. Du musst dich um nichts kümmern. Kein eigener Server, keine Wartung. Wenn du lieber eine selbst gehostete Lösung möchtest, ist das ebenfalls möglich. Wir schauen gemeinsam, was zu deiner Situation und in dein Unternehmen passt.
Ideal für dich, wenn du selbstständig bist oder ein kleines Team führst und merkst, dass zu viel Zeit in Aufgaben fließt, die eigentlich automatisch erledigt werden könnten.
Nach jedem Erstgespräch wartete derselbe Aufwand: Behandlungsvertrag manuell ausfüllen, Datenschutzerklärung vorbereiten, E-Mail zusammenstellen und formatieren. Rund 15 Minuten pro Klient*in – Zeit, die besser in die eigentliche Arbeit fließen sollte.
Heute gibt Stefanie nur noch die Klient*innen-Daten ein – fertig. Das System befüllt alle Dokumente automatisch, berechnet die Frist für die Rücksendung der Unterlagen und bereitet die E-Mail vollständig und korrekt formatiert vor. Stefanie wirft einen letzten Blick darauf und gibt sie frei. Was vorher 15 Minuten dauerte, ist heute in 3 Minuten erledigt. Die eingegebenen Daten werden dabei nicht gespeichert und nach dem Versand gelöscht.
Ich gebe nur noch die Klient*innen-Daten ein und bin fertig.
Was vorher 15 Minuten dauerte, ist heute in 3 Minuten erledigt.
Automatisierung bedeutet nicht, dass ein Roboter deine Arbeit übernimmt und deine Stelle überflüssig wird. Es bedeutet dass Aufgaben, die immer gleich ablaufen und die du eigentlich im Schlaf erledigen könntest, von einem System übernommen werden. So kannst du dich auf die wirklich wichtigen Aufgaben fokussieren.
Was dabei oft überrascht: Die meisten Automatisierungen sind keine großen technischen Projekte. Es geht auch nicht darum, dein gesamtes Unternehmen umzubauen oder neue Tools einzuführen. Es geht darum, Systeme die du bereits heute nutzt, sinnvoll miteinander zu verbinden.
Du behältst dabei immer die Kontrolle. Die Automatisierung läuft im Hintergrund, aber du entscheidest, wann sie ausgeführt wird, was sie auslöst und wo du lieber selbst eine Freigabe erteilst. Kein Prozess läuft ohne dein Zutun, wenn du das nicht möchtest.
Um Prozesse zu automatisieren, nutze ich n8n, ein Tool, das im Hintergrund läuft und deine Systeme miteinander verbindet. Das heißt, zwei (oder mehrere) Tools kommunizieren miteinander, Daten werden automatisch übertragen, Dokumente werden vorbereitet oder E-Mails werden erstellt.
All diese Prozesse werden automatisch im Hintergrund ausgeführt. Du erhältst das fertige Ergebnis.
Nein. Du musst weder programmieren können, noch wissen, wie die Automatisierung im Hintergrund genau funktioniert. Wir schauen uns gemeinsam an, welche Abläufe bei dir am meisten Zeit in Anspruch nehmen. Den Rest übernehme ich. Am Ende bekommst du eine vollständige Dokumentation, damit du immer weißt, was in deinem System passiert.
Grundsätzlich alle Aufgaben, die immer gleich ablaufen. Typische Beispiele:
Eine gute Faustregel: Wenn du jemandem eine Aufgabe drei Sätzen erklären kannst, lässt sie sich sehr wahrscheinlich automatisieren.
Das hängt davon ab, wie komplex deine Abläufe sind. Manchmal lohnt es sich, einen Prozess zuerst zu vereinfachen, bevor wir ihn automatisieren. Ein schlanker Prozess ist schneller umgesetzt und günstiger in der Wartung. Dafür benötigst du kein großes Budget. Wir klären das gemeinsam im ersten Gespräch, bevor irgendetwas in Auftrag geht.
Die Umsetzungsdauer variiert je nach Umfang. Eine einfache Automatisierung ist oft in wenigen Stunden fertig. Komplexere Abläufe mit mehreren Tools und Dokumenten können mehrere Tage in Anspruch nehmen. Aber keine Sorge: Wir besprechen den genauen Aufwand im Vorfeld.
Grundsätzlich ja: das hängt aber davon ab, wo deine Automatisierung läuft. Auf meiner gehosteten Instanz nehme ich die Anpassungen für dich vor. Ein “eigener” Zugriff ist hier nicht möglich. Wenn du langfristig selbst etwas ändern möchtest, ist eine selbst gehostete Lösung die bessere Wahl. In beiden Fällen bekommst du eine vollständige Dokumentation, die genau erklärt, was zu welchem Zeitpunkt passiert und warum.
Das kommt vor: Anwendungen aktualisieren ihre Schnittstellen, Tools ändern sich oder werden ersetzt. In den meisten Fällen lässt sich das aber schnell beheben. Da jede Automatisierung dokumentiert ist, weiß ich sofort wo ich schauen muss. Du meldest dich, ich kümmere mich darum. Wir vereinbaren dazu einen separaten Wartungsvertrag.
Eigentlich nichts weiter, als Interesse und ein erstes Gespräch mit mir. Du brauchst keine technische Vorbereitung, keine Dokumentation deiner Abläufe und vor allem keine fertigen Vorstellungen davon, was automatisiert werden soll. Es reicht wenn du weißt, welche Aufgaben dich regelmäßig Zeit kosten. Den Rest klären wir gemeinsam.
Entscheidend ist nicht was du machst, sondern wie du arbeitest – unabhängig von der Branche.
Ideal für dich, wenn du ein kleines Unternehmen führst oder solo-selbstständig bist und merkst, dass ein spürbarer Teil deiner Arbeitszeit in Aufgaben fließt, die sich wiederholen.
Wenn du unsicher bist, ob sich deine Abläufe automatisieren lassen: Melde dich einfach. In einem ersten Gespräch schauen wir gemeinsam, was möglich ist. Unverbindlich und kostenfrei.
Mit der fertigen Automatisierung ist es nicht getan. Zumindest nicht bei mir.
Du bekommst nach jeder Umsetzung eine vollständige Dokumentation. Kein technisches Kauderwelsch, sondern eine einfache & vor allem verständliche Beschreibung: Was passiert? Wodurch wird eine Aktion ausgelöst? Und wo ist deine Freigabe notwendig?
Läuft die Automatisierung auf meiner gehosteten Instanz, kümmere ich mich um die Wartung und Updates im Hintergrund. Davon merkst du nichts. Sollte doch einmal etwas nicht funktionieren, meldest du dich und ich schaue es mir an.
Möchtest du langfristig unabhängiger sein oder selbst Einblick in die Abläufe haben, planen wir von Anfang an eine selbst gehostete Lösung. Auch dann begleite ich die Einrichtung und stehe dir für Fragen zur Verfügung.
Der Vorteil: Du behältst die volle Kontrolle über dein System.
Schreib mir, welche Aufgaben dich täglich aufhalten.
Ich melde mich persönlich zurück.